MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos e pela estrutura da entidade.
Caso preferir, no vídeo abaixo tem esta postagem em áudio e vídeo
Quando você observa como são as atividades da empresa e como os documentos são solicitados pelos colaboradores, você consegue definir o melhor método de arquivamento.
Esta definição deve levar em consideração que o método deve ser o mais simples possível, se necessário consiga ser alterado e que se a empresa crescer o sistema deve suportar o crescimento de documentos que serão gerados a mais.
A partir de 1950, os métodos de arquivamento passaram a ser determinados pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. Esses métodos também são chamados de flexíveis e dividem-se em duas classes de métodos de arquivamento que são os métodos básicos e os métodos padronizados.
MÉTODOS BÁSICOS
1) Método Alfabético (por nome)
2) Método Geográfico (por lugar ou procedência)
3) Método Numérico (por números simples, cronológico ou dígito-terminal)
4) Método Ideográfico ou temático (de assunto)
Pode ser:
Alfabético: Dicionário e enciclopédico;
Numérico: decimal e duplex
MÉTODOS PADRONIZADOS:
1) Método Variadex: Método usando cores.
2) Método Automático: Combina letras, números e cores.
3) Método Soundex: Códigos e som das palavras
4) Mnemônico: Combinação de letras
5) Método Rôneo: Combina letras, números e cores
Existem 3 (três) sistemas (métodos) de arquivamento que são os sistemas direto, sistema indireto e o semidireto.
Sistema direto
Sistema direto é aquele em que a busca é realizada diretamente no local onde estão guardados os documentos, ou seja, não precisa passar por algum processo intermediário antes de chegar nele.
Sistema indireto
Sistema indireto é aquele em que você precisa passar por um processo intermediário para chegar no documento, como consultar um índice ou código definido previamente.
Sistema semidireto
Utiliza a combinação de letras e números (alfanumérico) ou tabelas
No próximo artigo aprofundarei cada um destes métodos, começando pelo método básico Alfabético
