DOCUMENTAÇÃO E ARQUIVOS
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DOCUMENTAÇÃO
Documentação é o conjunto de todos documentos
Documentos: É o registro de informações em um suporte como papel, microfilme ou computador de interesse individual ou de uma organização podendo ser público ou privado.
As instituições públicas ou privadas conservam e guardam muitos documentos para poderem ser utilizados para alguma finalidade específica em um determinado momento.
Ele pode também ser fonte de algo que ensine, prove ou comprove algum fato.
A documentação são métodos que tem a finalidade de produzir, sistematizar, distribuir e utilizar estes documentos.
A finalidade da documentação depende de como foi organizada e de como será utilizada.
Ciclo de vida/ idade dos documentos/ teoria das 3 idades/ fases
A Teoria das três idades corresponde às fases de um documento, compreendidas desde a sua produção até o destino final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente.
A teoria das três idades caracteriza os arquivos como correntes, intermediários ou permanentes, levando em consideração a identificação dos valores primário e secundário dos documentos, considerando sua gênese, tratamento e utilização. (caiu em concurso – Ano: 2023 Banca: CONSULPAM Órgão: CISCOPAR);
É na gestão de documentos que são definidos as etapas do ciclo de vida dos documentos, que envolve as idades do arquivo, sendo elas: corrente, intermediária e permanente. A frequência de uso e seu valor são considerados na hora de definir em qual idade está o documento.
A primeira fase/ idade são dos arquivos correntes (valor primário) que são os documentos que são consultados com frequência e ficam próximo de quem utiliza.
A segunda fase/ idade são dos arquivos intermediários (valor primário) onde os documentos são pouco usados.
A terceira fase/ idade são os arquivos permanentes, que é quando o documento não é mais usado e tem seu arquivamento definitivo tendo então um valor secundário. Normalmente ele passa a ter um valor histórico.
Mais para frente aprofundarei em tipos de arquivos, os arquivos correntes, intermediários e permanentes.
O instrumento que deve ser aprovado pela autoridade competente e registra o ciclo de vida documental do órgão é denominado tabela de temporalidade (caiu em concurso – Ano: 2023 Banca: FGV Órgão: Banco do Brasil);
A tabela de temporalidade é o instrumento aprovado pela autoridade competente em que se determina o prazo de permanência e condições de guarda de um documento, tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos e estabelecendo critérios para microfilmagem e eliminação.
A tabela de temporalidade é o instrumento de avaliação que registra o ciclo de vida dos documentos de arquivo (definição caiu em concurso);
ARQUIVO
Em arquivologia, arquivo é um conjunto de documentos, criados ou recebidos por uma organização pública ou privada ou por uma pessoa, na qual são organizados e preservados.
Todo documento deve ser guardado para serem acessados posteriormente.
Podem ser criados devido a um trabalho executado e são conservados como evidência do passado para fins informativos, culturais ou como prova de alguma contestação futura.
Classificação de arquivo:
Os documentos de arquivo são classificados conforme a sua característica:
Gênero: textuais (escrito), cartográfico (mapas), iconográfico (imagens estática), Filmográfico (imagem em movimento), sonoro (som), Micrográfico (microformas) e digitais (eletrônico)
Espécie: Natureza da informação (certidões, decretos e etc…)
Tipologia: configuração que assume a espécie documental de acordo com a atividade que a gerou ou natureza do conteúdo. Ex.: Ata de reunião de um condomínio
Natureza do assunto: Se é ostensivo (pode ser divulgado sem restrição) e sigiloso.
Forma: Estágio de preparação, ou seja, se ele é pré-original (rascunho), original (depende de confirmação, ou pós-original (aprovado).
Formato: Características físicas e técnicas. Ex.: Livro
Tipos de arquivos:
Arquivos correntes – 1ª idade
A primeira fase/ idade são dos arquivos correntes (valor primário) que são os documentos que são consultados com frequência, sendo importantes para as atividades da empresa e são alocados perto dos seus usuários diretos, devido à grande possibilidade de uso que apresentam e são conhecidos também como arquivos ativos.
Valor primário: O valor primário relaciona-se às razões de sua própria produção, considerando seu uso para fins administrativos, legais e fiscais.
Consta também no artigo 8º § 1º da lei 8.159 de 8 de janeiro de 1991 (Política Nacional de arquivos público e privados) o seguinte conceito: Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.
O arquivo corrente é aquele arquivo que ainda está em uso e ainda é utilizado com frequência, sendo importantes para as atividades da empresa e são alocados perto dos seus usuários diretos, devido à grande possibilidade de uso que apresentam e são conhecidos também como arquivos ativos.
A atividade de protocolo é típica da fase corrente, pois é nesta idade que os documentos tramitam com maior frequência.
Principais atividades dos arquivos correntes: Avaliação
Transferência: Passagem do arquivo corrente para o arquivo intermediário.
Arquivos intermediários – 2ª idade
A segunda fase/ idade são dos arquivos intermediários (valor primário) onde os documentos são pouco usados.
Valor primário: O valor primário relaciona-se às razões de sua própria produção, considerando seu uso para fins administrativos, legais e fiscais.
Arquivo intermediário é o conjunto de documentos originários de arquivos correntes e que estão sendo pouco usados na rotina de trabalho e são armazenados temporariamente (prazo estabelecido pelo CONARQ) até a sua destinação final, podendo ser eliminados ou arquivados permanentemente.
Nos arquivos intermediários, são guardados os documentos que aguardam sua destinação final em depósitos de armazenamento temporário, mas que ainda possuem valor primário para a organização.(Caiu em concurso – Ano: 2024 Banca: Quadrix Órgão: CRBio – 9ª Região (SC));
São os tipos de documentos que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente: O enunciado trata do tipo de documento intermediário (caiu em concurso – Ano: 2023 Banca: CONSULPAM Órgão: CISCOPAR);
Consta também no artigo 8º § 2º da lei 8.159 de 8 de janeiro de 1991 (Política Nacional de arquivos público e privados) o seguinte conceito: Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Recolhimento: Operação pela qual um conjunto de documentos passa do arquivo intermediário para o arquivo permanente.
Arquivos permanentes – 3ª idade
A terceira fase/ idade são os arquivos permanentes, que é quando o documento não é mais usado e tem seu arquivamento definitivo tendo então um valor secundário. Normalmente ele passa a ter um valor histórico.
Recolhimento: É a operação pela qual um conjunto de documentos passa do arquivo intermediário para o arquivo permanente.
Valor secundário: O valor secundário diz respeito à potencialidade do documento como prova ou fonte de informação para a pesquisa a fim de se identificar as funções ou atividades informalmente exercidas.
É quando o documento não é mais usado e tem seu arquivamento definitivo e tendo um valor secundário. Normalmente ele passa a ter um valor histórico. São utilizados para consulta para saber como tudo evoluiu. São documento que já não tem utilidade administrativa, mas não podem ser eliminados.
Com base na teoria das três idades, os documentos de valor histórico que são alocados em centros distantes de suas entidades produtoras constituem os arquivos permanentes (caiu em concurso – Ano: 2023 Banca: FGV Órgão: SEE-MG);
As principais atividades dos arquivos permanentes são:
Arranjo: Sequência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos de um arquivo ou coleção de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido.
Descrição: Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de conteúdo dos documentos para elaboração de instrumentos de pesquisa.
Preservação: Prevenção da deterioração e danos em documentos por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico.
Acesso: Possibilidade de consulta a documentos e informações
Organização de arquivos
Os arquivos devem ser organizados com segurança e simplicidade para que seu acesso seja fácil e rápido. Deve-se prestar atenção nas condições de preservação para que o documento não se deteriore e nem se extravie e tomando cuidado com os documentos sigilosos para que seja acessado apenas pelas pessoas autorizadas.