Arquivística: Conceitos e Princípios
1 Arquivística.
1.1 – Conceito
A Teoria Arquivística, também conhecida como Arquivologia, pode ser entendida como um conjunto de princípios, normas, técnicas e procedimentos para gerenciar as informações no processo de produção, organização, processamento, guarda, utilização, identificação, preservação e uso de documentos de arquivos.
Definição conforme o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística no site do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ:
Arquivologia é a disciplina que estuda as funções do arquivo e os princípios e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos. Também é chamada arquivística.
1.2 – Princípios
Princípio da Proveniência
Este princípio respeita a origem dos documentos. Os arquivos são agrupados respeitando a competência e atividades da pessoa ou instituição que produziu os documentos, não devendo misturar documentos de origens diferentes, ou seja, manter os documentos de mesma origem agrupados. Também chamado princípio do respeito aos fundos.
A aplicação do princípio da proveniência tem como resultado o fundo de arquivo e elimina a possibilidade de dispersão dos documentos e com isso, preservando a integridade do fundo ou coleção.
Um fundo de arquivo é um conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma entidade, pessoa ou família, e que são organizados de acordo com um sistema de recuperação de informação.
Theo Thomassen define o contexto de proveniência dos documentos de arquivo como o contexto de produção dos documentos, e está referido a como o ente produtor dos documentos é organizado, como suas funções estão estruturadas e como seus processos de trabalho são delineados.
Graus do princípio da proveniência:
O primeiro grau permite isolar e circunscrever a entidade que constitui o fundo de arquivo e diferenciá- la de qualquer outro e o segundo grau visa garantir o respeito ou a reconstituição da ordem interna do fundo.
Princípio da Organicidade
Os arquivos devem refletir a estrutura, funções e atividades da entidade que o produz ou acumula em suas relações internas e externas preservando as relações do documento que comprova como funciona aquela instituição.
A organicidade, ou relação orgânica define a relação natural entre os documentos de um arquivo e as atividades da entidade que os produziu.
A organicidade é o princípio que possibilita a diferenciação entre documentos de arquivo e outros documentos existentes no ambiente organizacional.
A relação que distingue o documento arquivístico dos registros de informação produzidos e mantidos em ambiente digital é a orgânica. (caiu em concurso – Ano: 2024 Banca: FUNCERN Órgão: Prefeitura de Carnaúba dos Dantas – RN);
A grande especificidade dos documentos de arquivo, que os diferencia dos documentos das bibliotecas e dos museus, é a organicidade, por isso, arquivisticamente, só se entende o documento unitário (unidade mínima/ isolada) dentro de um conjunto de outros documentos tipologicamente iguais e que somente em conjunto podem documentar uma função.
Princípio da Ordem original
Derivado do princípio da proveniência, o princípio da ordem original é também denominado de princípio de respeito à ordem primitiva, princípio de respeito à santidade da ordem original ou de princípio de registro. Princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar o arranjo pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu.
O princípio da ordem original não faz referência à ordem material (ordem física); ele faz referência à ordem intelectual (Ordem que os documentos foram produzidos dentro de um contexto) de acumulação dos documentos. Refere-se ao respeito à organicidade e ao fluxo natural e orgânico com que os documentos foram produzidos.
Princípio da Territorialidade
Estipula que os arquivos deveriam ser conservados nos serviços de arquivo do território em que foram produzidos. Esse território pode ser um país, uma região administrativa ou até uma instituição.
Princípio da Indivisibilidade ou integridade
Derivado do Princípio da Proveniência, em que os fundos de arquivo devem ser preservados sem alienação, mutilação, dispersão, destruição não autorizada ou adição indevida.
Princípio da Cumulatividade
Os arquivos resultam de um processo progressivo e espontâneo de sedimentação de documentos. O Arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica.
O arquivo acumula seus documentos conforme seu produtor realiza suas atividades.
Princípio da Pertinência
Quando o princípio da pertinência é aplicado, deve-se reclassificar os documentos por assunto, sem levar em conta a origem desses documentos e a sua classificação original.
Princípio da Unicidade
A unicidade é a característica segundo a qual, independentemente de forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu caráter único, em função do contexto em que foram produzidos. Ainda que se trate de cópias ou exemplares múltiplos, cada documento assume um lugar único na estrutura do conjunto ao qual pertence, definido pelo papel que cumpriu dentro das funções da instituição que o acumulou.
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