Continuando os estudos sobre arquivamento e ordenação de documentos de arquivos e seus métodos, falarei agora sobre o método Alfabético.
Só relembrando, nós temos os métodos de arquivamento básicos e padronizados e caso não tenha visto o artigo anterior é só clicar aqui: Arquivamento e ordenação de documentos de arquivos
Quando terminar esta série de artigos/ vídeos colocarei dezenas de questões de concursos para que além de praticar seus conhecimentos, você possa entender como este conteúdo é pedido em concursos públicos.
1 – Método alfabético (por nome)
Caso preferir, no vídeo abaixo tem esta postagem em áudio e vídeo
Método básico e sistema Direto
Relembrando: Sistema direto é aquele em que a busca é realizada diretamente no local onde estão guardados os documentos, ou seja, não precisa passar por algum processo intermediário antes de chegar nele.
No método alfabético, leva-se em consideração o nome para organizar os documentos. Este método é fácil e rápido, mas pode gerar erros devido à variedade que um nome pode ser escrito, como por exemplo Caio, Kaio ou Kayo.
Quando o método alfabético é adotado, devem-se utilizar etiquetas e guias divisórias com letras para organizar e facilitar a localização dos documentos, fichas ou pastas. As anotações podem ser simples e abertas — por exemplo: A, B, Ab, Ac —, compostas ou fechadas, indicando os limites inicial e final, por exemplo: A-C, Ba-Bi. (Esta definição já caiu em concursos).
Temos várias regras, que são chamadas de regras de alfabetação, mas explicarei somente as principais:
1.1) Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois, o prenome.
Vamos exemplificar para ficar mais fácil de entender.
O nome da pessoa é João Pereira da Silva será arquivado como:
Silva, João Pereira da
O nome Maria Estela Gonzaga será arquivada como:
Gonzaga, Maria Estela
Ficando assim o arquivamento em ordem alfabética:
Gonzaga, Maria Estela
Silva, João Pereira da
Obs.: Se por acaso tiverem sobrenomes iguais a ordenação será feita pelo prenome.
Silva, João Pereira da
Silva, Marcelo Fernando da
1.2) Preposição e artigos devem ser desconsiderados.
Pedro Sousa de Araújo
Fica,
Araújo, Pedro Sousa de
Saulo Tavares da Silva
Fica,
Silva, Saulo Tavares da
Obs.: Se for sobrenome estrangeiro e estiver em maiúscula deve ser considerada.
Leonardo Da Vinci
Fica,
Da Vinci, Leonardo
Alessandro Del Piero
Fica,
Del Piero, Alessandro
1.3) Títulos não acompanha os nomes, ficando entre parênteses no final.
Presidente Fernando Collor de Melo
Fica,
Melo, Fernando Collor de (Presidente)
1.4) Sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo ou ligados por hífen ou iniciados com Santo, São e Santa não devem ser separados.
Camilo Castelo Branco
Fica,
Castelo Branco, Camilo
Pedro Souza-Araújo
Fica,
Souza-Araújo, Pedro
Marcos Vinícius Santa Cruz
Fica,
Santa Cruz, Marcos Vinícius
1.5) Grau de parentesco como Filho, Neto, Júnior e etc… não separa.
Jorge Henrique Borges Filho
Fica,
Borges Filho, Jorge Henrique
1.6) Nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, com exceção dos espanhóis e dos orientais.
Kamala Harris
Fica,
Harris, Kamala
1.7) Nomes de língua espanhola: ordenação pelo penúltimo sobrenome, mas os dois últimos sobrenomes deverão ser transportados para o início.
Roberto Gómez Bolaños
Fica,
Gómes Bolaños, Roberto
1.8) Nomes orientais, chineses, japoneses, coreanos ou árabes, por exemplo, permanece inalterado.
Hiramatsu Takashi
Permanece,
Hiramatsu Takashi
1.9) Se o prenome estiver abreviado precede os nomes de mesma letra.
M. Costa e Murilo Costa
Fica,
Costa, M.
Costa, Murilo
1.10) Empresas permanece inalterado, mas se tiver artigo vai para o final dentro de parênteses.
Vivo
Permanece,
Vivo
A Tribuna
Fica,
Tribuna (A)
1.11) Nos nomes de eventos, a numeração vai por final e entre parênteses.
Segundo Encontro Nacional dos Estudantes
Fica,
Encontro Nacional dos Estudantes (Segundo)
ATENÇÃO: No método alfabético os números são escritos por extenso.
No próximo artigo/ vídeo falarei sobre o método de arquivamento: Método Geográfico
2) Método geográfico (por local ou procedência) – Sistema Direto
