Classificação de documentos de arquivo
Processo de arquivamento: diagnóstico > classificação > ordenação > arquivamento
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Todo programa de controle de documentos dependem da classificação, por isso, eles devem ser classificados de forma apropriadas para atender as necessidades de utilização deles pela organização.
A classificação é uma função arquivística que organiza os documentos de arquivo por classes, depois de uma análise feita a partir de um levantamento das funções e atividades de uma organização, ou seja, a classificação de documentos de arquivo é determinada pelas funções e atividades da instituição.
Para classificar um documento também é necessário verificar a função do documento.
O mecanismo utilizado para a classificação destes documentos é o Plano (ou Código) de Classificação de Documentos.
Mais importante que guardar os documentos é recupera-los e, para isso, é fundamental o plano de classificação de documentos.
O arquivista é que elabora o plano de classificação para que todos da organização possa utilizar.
Para classificar deve-se estudar cada documento para entender qual é o assunto que quais referências cruzadas que lhe corresponderão. A referência cruzada é um mecanismo adotado quando o conteúdo do documento se refere a dois ou mais assuntos.
Depois de fazer este estudo se deve codificar o documento, ou seja, atribuir um código equivalente ao assunto que é tratado pelo documento.
Os documentos de arquivo podem ser classificados em diferentes categorias, de acordo com suas características. Baseando-se nelas, podemos classificá-los quanto ao: gênero, espécie, Tipologia/ tipo, forma, formato e natureza do assunto.
Classificação de documentos de arquivo:
Gênero
Refere-se à maneira de representar o documento de acordo com o seu suporte (como ele é utilizado).
Podem ser:
Textual ou escrito:
Informação escrita; Ex.: Decreto
Cartográfico:
Forma reduzida de uma área maior. Ex.: Mapas, atlas, globos e plantas.
Micrográficos:
Documento registrado em microforma; Ex.: microfilmes.
Iconográfico:
São documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas, como gravuras, fotografias, slides, desenhos e etc…
Filmográfico/ audiovisuais:
Imagem em movimento; Filmes com ou sem áudio.
Sonoros:
Documento de som; Ex.: CD de música.
Informáticos ou digitais:
Documento gravado em meio digital necessitando de equipamento específico como o computador para serem acessados. Ex.: Documento em PDF.
Espécie
Espécie é a aparência do documento a partir da disposição e da natureza das informações.
Exs.: Ata e certidão
Tipologia/ Tipo
Tipologia documental é a configuração que assume a espécie de acordo com a atividade que a gerou.
Ex.: Ata de reunião e Certidão de nascimento.
Forma
Refere-se ao estágio de preparação do documento;
Rascunho: O documento está em processo de elaboração podendo ser alterado.
Minuta: O documento está quase pronto, mas ainda pode ser alterado.
Original: O documento está terminado e não pode mais ser alterado.
Cópia: Cópia do documento original.
Formato
É determinado de acordo com as características físicas que se apresenta o documento independente da informação contida.
Ex.: Livro e pergaminho.
Natureza do assunto
Esta classificação informa se a natureza do assunto tratado no documento pode ou não ser acessado por determinadas pessoas (acessibilidade).
Pode ser ostensivos ou sigilosos.
Ostensivo (ordinário)
Não prejudica ninguém ou instituição, por isso, não tem restrição de acesso. Ele não contém informações que podem comprometer a empresa ou um colaborador.
Sigiloso
Documento sigiloso é aquele que pode prejudicar alguém ou uma instituição. Então tem restrição de acesso temporário. Neste caso deve ter medidas de proteção e segurança para a custódia e disseminação.
Na Lei 12.527/2011 – Lei de Acesso à Informação, foi estabelecida que a informação só será classificada como sigilosa quando realmente for considerada necessária para a segurança da sociedade ou para o Estado.
Documento que pela natureza do seu conteúdo, deve ser de conhecimento restrito e portanto, requer medidas especiais de salvaguarda para custódia e divulgação. De acordo com a classificação dos documentos, este é sigiloso; (caiu em concurso – Ano: 2023 Banca: FAU Órgão: UNIOESTE);
Grau de sigilo:
Ultrassecreto:
Seu assunto requer excepcional grau de segurança que deve ser apenas do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.
Ultrassecreto: 25 anos
O Documento ultrassecreto pode ser prorrogado uma vez por igual período de 25 anos (Decreto 7.774/12)
Secreto:
Seu assunto exige alto grau de segurança, mas pode ser acessado por pessoas funcionalmente autorizadas.
Secreto: 15 anos
Reservado:
Seu assunto não deve ser do conhecimento do público, em geral.
Reservado: 5 anos
