Gestão documental: documento de arquivo, documento digital, processo eletrônico, processo híbrido, espécie, ciclo de vida dos documentos, teoria das três idades, transferência, descarte, recolhimento. Parte 1
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Gestão documental:
Gestão documental é o conjunto de procedimentos e técnicas que envolvem a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos.
Documento de arquivo
Um documento de arquivo é um registro de informações produzido ou recebido por uma pessoa ou entidade, no exercício de suas atividades. Pode ser em suporte analógico (papel) ou digital.
Documento digital
Documento digital é um documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional (Definição dada pelo Dicionário de terminologia Arquivística);
Processo eletrônico
O processo eletrônico é um processo judicial em que todas as peças são digitais, ou seja, foram digitalizadas e estão armazenadas em arquivos eletrônicos. A arquivologia de processos eletrônicos é o conjunto de procedimentos que visa a preservação digital dos documentos.
Principais características do processo eletrônico:
→Não utiliza papel
→Permite o acesso rápido e seguro às informações
→Os documentos podem ser armazenados em computadores, tablets, celulares ou na nuvem
→Os documentos podem ter vários formatos, como PDF, Word, Excel, PowerPoint, entre outros
→Os documentos digitalizados juntados em processo eletrônico estarão disponíveis para acesso por meio da rede externa
Processo híbrido
Um processo híbrido em arquivologia é um conjunto de documentos digitais e não digitais que são reunidos de forma cronológica e conceitualmente indivisível.
Características
→São formados por documentos digitais e não digitais
→São reunidos oficialmente durante uma ação administrativa
→São uma unidade conceitualmente indivisível
Exemplos
Documentos textuais que são produzidos em parte no papel e em parte no sistema eletrônico
Projetos arquitetônicos que apresentam a descrição em papel e as plantas em disco óptico
Gestão híbrida de arquivos
Uma boa gestão híbrida dos arquivos físicos e digitais é importante para garantir processos ágeis e eficientes
Uma má gestão pode acarretar gastos desnecessários e perda de produtividade
É importante contar com um serviço especializado para auxiliar nesse processo
Digitalização de documentos
Os processos digitalizados deverão ser mantidos com a área detentora que os custodiará até sua finalização e encerramento do processo
Espécie
Espécie é a aparência do documento a partir da disposição e da natureza das informações.
Exs.: Ata, certidão, carta, decreto, ofício, planta, relatório e contrato
Ciclo de vida dos documentos
O ciclo de vida de documentos é o processo que um documento passa desde a sua criação até ao seu descarte. É um componente importante da gestão de documentos de uma empresa.
As fases do ciclo de vida vão desde sua criação, armazenamento, uso, e descarte.
Importância do ciclo de vida:
→Facilita o acesso às informações
→Previne perdas e o armazenamento incorreto dos documentos
→Garante a segurança e organização em cada etapa
→Produz maior eficiência nas operações de negócios
O ciclo de vida de um documento é formado por três fases ou idades que são:
A fase corrente ou 1ª idade
A fase intermediária ou 2ª idade
A fase permanente ou 3ª idade
Teoria das três idades
