Gestão documental: documento de arquivo, documento digital, processo eletrônico, processo híbrido, espécie, ciclo de vida dos documentos, teoria das três idades, transferência, descarte, recolhimento. Parte 2
Teoria das três idades
Caso preferir, no vídeo abaixo tem esta postagem em áudio e vídeo
Arquivos correntes – 1ª idade
A primeira fase/ idade são dos arquivos correntes (valor primário) que são os documentos que são consultados com frequência, sendo importantes para as atividades da empresa e são alocados perto dos seus usuários diretos, devido à grande possibilidade de uso que apresentam e são conhecidos também como arquivos ativos.
Valor primário: O valor primário relaciona-se às razões de sua própria produção, considerando seu uso para fins administrativos, legais e fiscais.
A atividade de protocolo é típica da fase corrente, pois é nesta idade que os documentos tramitam com maior frequência.
Principais atividades dos arquivos correntes: Avaliação
Transferência: Passagem do arquivo corrente para o arquivo intermediário.
Arquivos intermediários – 2ª idade
A segunda fase/ idade são dos arquivos intermediários (valor primário) onde os documentos são pouco usados.
Valor primário: O valor primário relaciona-se às razões de sua própria produção, considerando seu uso para fins administrativos, legais e fiscais.
Arquivo intermediário é o conjunto de documentos originários de arquivos correntes e que estão sendo pouco usados na rotina de trabalho e são armazenados temporariamente (prazo estabelecido pelo CONARQ) até a sua destinação final, podendo ser eliminados ou arquivados permanentemente.
Recolhimento: Operação pela qual um conjunto de documentos passa do arquivo intermediário para o arquivo permanente.
Arquivos permanentes – 3ª idade
A terceira fase/ idade são os arquivos permanentes, que é quando o documento não é mais usado e tem seu arquivamento definitivo tendo então um valor secundário. Normalmente ele passa a ter um valor histórico.
Recolhimento: É a operação pela qual um conjunto de documentos passa do arquivo intermediário para o arquivo permanente.
Valor secundário: O valor secundário diz respeito à potencialidade do documento como prova ou fonte de informação para a pesquisa a fim de se identificar as funções ou atividades informalmente exercidas.
Nem todo documento chega à 3º idade, já que nem todos possuem valor histórico, sendo eles eliminados após cumprirem o seu papel administrativo.
As principais atividades dos arquivos permanentes são:
Arranjo: Sequência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos de um arquivo ou coleção de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido.
Descrição: Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de conteúdo dos documentos para elaboração de instrumentos de pesquisa.
Preservação: Prevenção da deterioração e danos em documentos por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico.
Acesso: Possibilidade de consulta a documentos e informações
No próximo vídeo falarei sobre transferência, descarte e recolhimento.
