Gestão documental: documento de arquivo, documento digital, processo eletrônico, processo híbrido, espécie, ciclo de vida dos documentos, teoria das três idades, transferência, descarte, recolhimento. Parte 3
Transferência, descarte e recolhimento.
Tabela de temporalidade: Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos. (Definição pelo Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística);
Transferência
A transferência é o envio de documentos do Arquivo Corrente ao Arquivo Intermediário. São documentos com valor legal, administrativo ou fiscal de uso pouco frequente que já cumpriram suas funções primárias e que aguardam destinação final (eliminação ou guarda permanente);
Descarte ou eliminação de documentos
Descarte ou eliminação de documentos é a destruição de papéis que já não têm mais utilidade. O objetivo é evitar o acúmulo de documentos e diminuir gastos.
Deve-se eliminar os documentos que não têm mais valor ou utilidade para a empresa, seguindo os critérios da tabela de temporalidade, ou seja, antes de eliminar (expurgar) o documento deve-se seguir normas e diretrizes específicas para garantir que apenas os documentos realmente sem valor sejam eliminados. Esse processo é comum em gestão documental para otimizar o espaço e os recursos, mantendo apenas os documentos que têm valor histórico, legal, administrativo ou fiscal.
Eliminação de documentos públicos:
A eliminação de documentos públicos deve ser autorizada pela instituição arquivística pública
A eliminação de documentos de instituições públicas deve ser realizada mediante autorização da instituição arquivística pública
Recolhimento
O recolhimento é a passagem dos documentos do Arquivo Intermediário para o Arquivo Permanente. São documentos com valor probatório, informativo e de pesquisa que devem ser preservados em caráter definitivo pois são inalienáveis e imprescritíveis. Eles não podem ser doados ou eliminados e nunca perdem o valor ou a validade.
