Caso não tenha visto os quatro artigos anteriores, recomendo vê-los para melhor compreensão do assunto:
Arquivamento e ordenação de documentos de arquivos
Métodos de arquivamento: Método Alfabético.
Métodos de arquivamento: Método Geográfico.
Métodos de arquivamento: Método Numérico.
Neste artigo veremos o método de arquivamento Ideográfico ou temático.
Lembrando que quando terminar esta série de artigos/ vídeos colocarei dezenas de questões de concursos para que além de praticar seus conhecimentos, você possa entender como este conteúdo é pedido em concursos públicos.
Se preferir, no vídeo abaixo tem a postagem em áudio e vídeo:
4 – Método ideográfico ou temático (por assunto)
Método Básico e sistema indireto
Relembrando: Sistema indireto é aquele em que você precisa passar por um processo intermediário para chegar no documento, como consultar um índice ou código definido previamente.
O método ideográfico é um instrumento bastante utilizado no dia a dia da área administrativa. Empregado quando a ordenação dos documentos é feita por assunto.
Deve-se observar que assim que as pastas forem organizadas por assunto, elas deverão ser organizadas em ordem alfabética ou numérica.
Esse método tem algumas subdivisões que podemos conferir no quadro abaixo:
Método ideográfico alfabético:
A ordenação alfabética dos assuntos pode ser feita em um único nível (método dicionário) ou diversos níveis hierarquizados (enciclopédico). Vamos analisar cada uma delas.
Método ideográfico numérico:
Neste método os assuntos são ordenados através de um código.
Vamos pegar parte do conteúdo programático de informática do concurso da Polícia Federal:
1 Conceito de internet e intranet.
2 Conceitos e modos de utilização de tecnologias, ferramentas, aplicativos e procedimentos associados a internet/intranet.
2.1 Ferramentas e aplicativos comerciais de navegação, de correio eletrônico, de grupos de
discussão, de busca, de pesquisa e de redes sociais.
2.2 Noções de sistema operacional (ambiente Linux e Windows).
2.3 Acesso à distância a computadores, transferência de informação e arquivos, aplicativos
de áudio, vídeo e multimídia.
2.4 Edição de textos, planilhas e apresentações (ambientes Microsoft Office e BrOffice).
3 Redes de computadores.
Você pode reparar que é hierarquizado como o método enciclopédico, mas aqui leva-se em consideração a numeração (código) e não a ordem alfabética.
Métodos numéricos decimal:
É baseado no sistema decimal de Melvil Dewey onde ele divide o conhecimento humano em nove classes principais e uma décima reservada para os assuntos gerais e assim são subdivididas sucessivamente, ficando assim:
Os assuntos são divididos em no máximo 10 divisões.
Estas 10 divisões podem ter também no máximo 10 subdivisões e assim sucessivamente.
Por ser sempre dividido por 10 ele é chamado de decimal.
As classes principais correspondem às grandes funções desempenhadas pelo órgão. Elas são divididas em subclasses e estas, por sua vez, em grupos e subgrupos, os quais recebem códigos numéricos, seguindo-se o método decimal.
Exemplo: Códigos da administração públicas
Classe 000 – Administração geral
Classe 100
Classe 200
Classe 300
Classe 400
Classe 500
Classe 600
Classe 700
Classe 800
Classe 900 – Assuntos diversos
Vamos pegar como exemplo a classe 000:
CLASSE 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL
SUBCLASSE 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO
GRUPO 012 COMUNICAÇÃO SOCIAL
SUBGRUPOS 012.1 RELAÇÕES COM A IMPRENSA
012.11 CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS
O método decimal sempre divide os assuntos do geral para o particular.
No método decimal os números são separados por ponto e a parte inteira dos números são sempre formadas por três algarismos.
Método numérico duplex
É parecido com método decimal por ser também hierarquizado, mas no duplex não tem a limitação de 10 divisões por nível, ou seja, não tem limitação de níveis/ classes.
Outra diferença é que os algarismos são separados por traço e não por ponto como no decimal.
Ex.: Departamento financeiro, onde temos contas a pagar, contas a receber, financiamentos, material e compras de material.
Fica assim:
1 Financeiro
1-1 Contas a pagar;
1-2. Contas a receber;
2 Financiamentos
3 Material
3-1 compra de material
Na questão de concurso abaixo você entenderá melhor:
Ano: 2019 Banca: FGV Órgão: IBGE
Uma instituição de ensino e pesquisa tem seu arquivo com a seguinte classificação, em método decimal:
000 Administração Geral
100 Cursos
200 Pesquisas
210 Psicologia
Utilizando-se o método duplex, a numeração seria:
A 0-0 Administração Geral; 1-1 Cursos; 2-2 Pesquisas; 2-2-11 Psicologia;
B 0 Administração Geral; 1 Cursos; 2 Pesquisas; 2-1 Psicologia;
C 0-000 Administração Geral; 1-100 Cursos; 2-200 Pesquisas; 2-2100 Psicologia;
D A-000 Administração Geral; B-100 Cursos; C-200 Pesquisas; C-210 Psicologia;
E 000 Administração Geral; 100 Cursos; 200 Pesquisas; 210 Psicologia.
RESPOSTA DA QUESTÃO 59 LETRA B
Método numérico Unitermo ou Indexação Coordenada
É um método de arquivamento que consiste em atribuir a cada documento ou grupo de documentos um número em ordem crescente (número de registro), de acordo com a sua entrada.
No próximo artigo/ vídeo falarei sobre os métodos padronizados de arquivamento: Variadex, automático, Soundex, Mnemônico e Rôneo.
