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Métodos de arquivamento: Método numérico
Continuando os estudos sobre arquivamento e ordenação de documentos de arquivos e analisando os métodos de arquivamento, vimos no artigo anterior o método geográfico.
Caso não tenha visto os três artigos anteriores, recomendo vê-los para melhor compreensão do assunto:
Arquivamento e ordenação de documentos de arquivos
Métodos de arquivamento: Método Alfabético.
Métodos de arquivamento: Método Geográfico
Neste artigo veremos o método de arquivamento Numérico.
Lembrando que quando terminar esta série de artigos/ vídeos colocarei dezenas de questões de concursos para que além de praticar seus conhecimentos, você possa entender como este conteúdo é pedido em concursos públicos.
Caso preferir, no vídeo abaixo tem esta postagem em áudio e vídeo
3 – Método numérico (por número)
Método básico e sistema indireto
Relembrando: Sistema indireto é que é necessário consultar um índice ou arquivo de fichas para localizar o número atribuído ao assunto em questão.
O método numérico de arquivamento são utilizados quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o número.
Pode ser numérico simples, cronológico ou dígito-terminal.
Numérico simples:
O método numérico simples de arquivamento consiste na atribuição de um número a cada pessoa, seja ela física ou jurídica, em que a organização das fichas ou pastas obedecem a ordem de entrada, sem qualquer preocupação com ordenação alfabética, pois terá um índice remissivo em ordem alfabética e relacionando o número de cada correspondente para localização no arquivo.
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Método numérico cronológico:
Nesse método, além da ordem numérica deve-se levar em consideração a data do documento. A data utilizada pode ser de entrega, vencimento, emissão e etc…
Método numérico dígito-terminal:
O método de arquivamento denominado “Dígito-Terminal” surgiu da necessidade de se reduzir o número de erro de arquivamento em acervos que contenham um volume grande de documentos. Neste método os documentos são numerados sequencialmente, dispostos em três grupos de dois dígitos cada um, lidos da direita para a esquerda.
Exemplo:
Número simples: 132.801 fica assim:
13-28-01 (primeiro grupo (01) é chamado de primário, o segundo (28) de secundário e o terceiro grupo (13) de terciário. Lembrando que a leitura é da direita para a esquerda.
Se por acaso o número for composto por cinco ou menos dígitos acrescenta-se zeros à sua esquerda.
Exemplo:
32.801 fica 03-28-01
Exemplo que caiu em concurso:
Ano: 2019 Banca: INSTITUTO AOCP Órgão: UFPB
O método de arquivamento denominado “Digito-Terminal” surgiu da necessidade de se reduzir o número de erro de arquivamento em acervos que contenham um volume grande de documentos. Ao converter o número estabelecido no código do método “Numérico Simples” para o código “Digito Terminal”, como ficariam os seguintes códigos: 2520, 11258, 387858?
A 20.25.00, 58.12.01 e 58.78.38
B 00.20.25, 80.25.11 e 58.78.38
C 25.20.00, 11.25.80 e 38.78.58
D 00.25.20, 01.12.58 e 38.78.58
E 20.50.20, 10.25.58 e 38.78.58
RESPOSTA DA QUESTÃO LETRA D
No próximo artigo/ vídeo falarei sobre o método de arquivamento: Método ideográfico ou temático (por assunto)
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