Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos

Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos

Protocolo:

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O Protocolo compreende um conjunto de operações que possibilita o controle do fluxo documental (local por onde passa os documentos no órgão/instituição), viabilizando a sua recuperação e o acesso à informação. Portanto, Protocolo é o setor responsável pelo recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos.

Esta definição caiu no concurso da Câmara de Nova Odessa-SP em 2018 elaborada pela VUNESP.

se preferir no vídeo abaixo tem a postagem em vídeo e áudio:

O protocolo pode ser Centralizado e descentralizado

Centralizado: Os documentos e atividades de controle ficam em um único local na organização

Descentralizado: Os documentos e atividades de controle ficam dentro de cada departamento. A descentralização dos arquivos correntes obedece basicamente a dois critérios: centralização das atividades de controle (protocolo) e descentralização de arquivos; e descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos.

Vamos ver separadamente cada atividade de controle:

Recebimento:

Como o próprio nome diz, é onde se recebe os documentos e onde se separa o que é oficial e o que é pessoal.

Os pessoais são encaminhados aos seus destinatários.

Já os oficiais podem sem ostensivos e sigilosos. Os ostensivos são abertos e analisados, anexando mais informações e assim encaminhados aos seus destinos e os sigilosos são enviados diretos para seus destinatários.

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Registro:

Todos os documentos recebidos devem ser registrados eletronicamente com seu número, nome do remetente, data, assunto dentre outras informações.

Depois do registro o documento é numerado (autuado) em ordem de chegada.

Depois de analisado o documento ele é classificado em uma categoria de assunto para que possam ser achados. Neste momento pode-se ate dar um código a ele.

Distribuição:

Também conhecido como movimentação, é a entrega para seus destinatários internos da empresa. Caso fosse para fora da empresa seria feita pela expedição.

Tramitação:

A tramitação são procedimentos formais definidas pela empresa. É o caminho que o documento percorre desde sua entrada na empresa até chegar ao seu destinatário (cumprir sua função).Todas as etapas devem ser seguidas sem erro para que o protocolo consiga localizar o documento. Quando os dados são colocados corretamente, como datas e setores em que o documento caminhou por exemplo, ajudará a agilizar a sua localização.

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Expedição de documentos:

A expedição é por onde sai o documento. Deve-se verificar se faltam folhas ou anexos. Também deve numerar e datar a correspondência no original e nas cópias, pois as cópias são o acompanhamento da tramitação do documento na empresa e serão encaminhadas ao arquivo. As originais são expedidas para seus destinatários.

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