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Funções administrativas: Planejamento

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Funções administrativas: Planejamento

 

A administração é uma atividade executada por pessoas que possibilita alcançar o objetivo de uma organização previamente definido, de forma eficaz e com maior eficiência.

Caso preferir, no vídeo abaixo tem esta postagem em áudio e vídeo

 

Funções Administrativas:(PODC): Planejamento, Organização, Direção e Controle.

Para conhecer as funções de um administrador de empresas, entenda o que cada função administrativa significa. Neste artigo abordarei só Planejamento.

 

PLANEJAMENTO

É onde o administrador definirá o que deve fazer para atingir os resultados esperados.

É na hora do planejamento que é definido onde que a empresa quer chegar e quais ações devem ser executadas para atingir a meta da organização.

O planejamento é uma função ou processo da administração que, no seu desenvolvimento, requer arranjar os recursos, estabelecer quem tem a responsabilidade por coordenar os trabalhos e estabelecer a forma de acompanhamento da execução.

Planejamento é o processo consciente e sistemático de tomar decisões sobre objetivos e atividades que uma pessoa, um grupo, uma unidade de trabalho ou uma organização buscarão no futuro. Planejamento não constitui uma resposta informal ou casual, mas sim um processo formal, com passos importantes que devem ser seguidos.

 

Sequência de um processo formal de planejamento e seus passos

1 – Análise situacional

2 – Metas e planos alternativos

3 – Avaliação de metas e planos

4 – Seleção de metas e planos

5 – Implementação

6 – Monitoramento e controle

 

Princípios do planejamento:

 

Inerência: Inerente ao ser humano

Universalidade: Visão geral de todas as variáveis

Unidade: A parte deve estar integrada no todo de forma coerente

Previsão: Prever ações de curto, médio e longo prazo

Flexibilidade: Deve ser flexível para corrigir cursos para se atingir os objetivos que fora definido.

 

Princípios gerais:

 

Princípio Da Contribuição Aos Objetivos: Crê que o planejamento deve visar os objetivos máximos da organização.

Princípio Da Precedência Do Planejamento: Prevê que o planejamento vem antes da organização, direção e controle.

Princípio Da maior Penetração e Abrangência: Deve levar em consideração as atividades mais influentes e abrangentes, pois estas poderão provocar modificações na organização.

Princípio Das Maiores Eficiência, Eficácia E Efetividade: Focar na maximização dos resultados.

 

Planejamento significa criar um plano de ações e atividades para atingir um objetivo de maneira otimizada, ou seja, atingir as metas definidas pela empresa.

Nesta fase o administrador analisa o mercado e sua empresa para ter sucesso em suas ações.

Existe também a administração por objetivos, ou APO, que é um processo participativo de planejamento entre os superiores e seus subordinados para que a empresa atinja os resultados esperados.

Entre as características da administração por objetivos (APO), estão o estabelecimento conjunto de objetivos entre o gerente e seu superior e a contínua avaliação, revisão e reciclagem dos planos.

Os objetivos são distribuídos entre vários departamentos para que cada um tem uma meta, mas relacionadas entre elas, com isso, há maior interação entre os colaboradores e maior controle dos resultados obtidos.

Este modo de administrar acaba qualificando mais os colaboradores, motivando-os a superarem suas metas e expectativas.

A APO mede o desempenho da organização conforme os resultados vão aparecendo, gerando uma maior empatia entre os superiores e funcionários.

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Existem três tipos de planejamento:

 

Planejamento Estratégico:

 

Ele atinge toda a organização e é onde se analisa o ambiente interno e externo da empresa verificando as tendências do mercado para fazer seus investimentos de forma eficiente e aumentando a produtividade de seus colaboradores e consequentemente da empresa. Ele cria os objetivos da mesma mediante as diretrizes.

É feito uma análise de longo prazo, onde são definidos os objetivos e políticas da empresa.

O planejamento estratégico é feito de forma constante, para ter certeza que a organização está no caminho certo conforme o que foi planejado.

O planejamento estratégico é uma metodologia gerencial que permite estabelecer a direção a ser seguida pela organização, visando a maior grau de interação com o ambiente.

Na primeira fase de um planejamento estratégico, é realizado um diagnóstico estratégico, onde se procura saber a situação da empresa quando são considerados os ambientes interno e externo da organização. Ela procura saber o que a empresa tem de bom e ruim no seu processo administrativo.

 

AMBIENTE INTERNO

Análise interna: Evidenciar as qualidades e defeitos da empresa. Esta analise é feita através de uma comparação com empresas do mesmo setor.

 

Pontos fortes e fracos

Pontos fortes: É uma variável controlável pela empresa que dá vantagens a ela em relação ao seu ambiente.

Pontos fracos: É uma variável controlável pela empresa que dá desvantagens a ela em relação ao seu ambiente.

 

AMBIENTE EXTERNO

Ambiente direto: São os fatores que a empresa tem condições de identificar, avaliar e medir mais efetivamente, pois são variáveis que estão no seu controle.

Ambiente indireto: São fatores que a empresa tem condições de identificar, mas no momento não tem condições de avaliar e medir devido a algumas variáveis que não estão em seu controle

 

Oportunidades e ameaças

Oportunidade: É uma força incontrolável pela empresa que ajudam sua ação estratégica, criando condições favoráveis a ela.

Ameaça: É uma força incontrolável pela empresa que dificultam sua ação estratégica, criando condições desfavoráveis a ela. Se a empresa tiver conhecimento prévio e tempo, poderá contornar estas ameaças.

 

Os estrategistas utilizam como base de sustentação para desenvolver o planejamento organizacional, assim como os planos de ações, as premissas da missão e da visão da empresa. Esse alinhamento se faz necessário para manter a imagem e sustentabilidade da organização.

Missão: A missão organizacional é a identidade da empresa, destaca o tipo de segmento, a razão de existência, as atividades desenvolvidas e a quem atender.

Visão: Onde a empresa quer chegar

A partir daí, o planejamento da empresa terá as diretrizes essenciais para desenvolver suas ações e atender os objetivos organizacionais. Sendo assim, o planejamento estratégico é uma ferramenta necessária para mobilizar e nortear toda a organização, independentemente de nível hierárquico e área organizacional.

O planejamento estratégico é a diretriz de como a gestão vai atuar para atender os objetivos gerais e funcionais da organização.

 

Planejamento Tático:

 

Ele é mais limitado do que o planejamento estratégico e é ele que cria as condições para que o que foi definido pelo planejamento estratégico seja atingida e geralmente dura de um a três anos.

É um planejamento de médio prazo e atinge somente uma parte da organização (departamento). É ele que faz a mediação entre o planejamento estratégico e o operacional. As pessoas que decidem o planejamento tático tem funções intermediárias, ou seja, gerentes e executivos que não fazem parte da alta direção da empresa.

É no planejamento tático que começa a ser detalhado de forma concreta o que foi definido pelo planejamento estratégico.

O planejamento tático envolve as áreas gerenciais e tem por finalidade desenvolver planos de ações alinhados às diretrizes estratégicas, buscando otimização do gerenciamento dos recursos da empresa para atender os objetivos da organização.

 

Planejamento Operacional:

 

O Planejamento Operacional é também chamado de Institucional ou Organizacional. É onde é planejado as tarefas diárias definidas pelo planejamento tático. Elabora cronogramas para cada área e cria métodos, procedimentos, normas específicas de cada atividade.

Seu objetivo é de curto prazo e envolve as tarefas do dia a dia para que seus colaboradores as executem como foi planejamento e assim consigam atingir os objetivos definidos pela empresa.

É nele que se elabora o plano operacional, ou seja, o que fazer e como fazer, criando um cronograma que possa ser definido o tempo de cada tarefa e recursos a serem utilizados. Nele também é feito uma avaliação de riscos, para caso as ações planejadas não surtam os resultados esperados.

Caso queira completar seus estudos veja também as outras funções administrativas : Funções Administrativas: planejamento, organização, direção e controle

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