COMBO CARREIRA BANCÁRIA COM 9 APOSTILAS POR APENAS R$ 28,90 CLIQUE AQUI!!
Protocolo: Recebimento, registro, autuação, Classificação, distribuição, expedição e controle/ movimentação de documentos. Parte 1
Caso preferir, no vídeo abaixo tem esta postagem em áudio e vídeo
Protocolo: Como existem vários documentos tramitando na organização é necessário que haja um processo de organização e controle. Este processo de organização e controle é denominado protocolo. O protocolo é realizado em documentos que ainda estão sendo resolvidos, ou seja, ele só é aplicado em documentos correntes. O documento corrente é aquele documento que ainda está em uso e ainda é utilizado com frequência.
Protocolo é o conjunto de operações com vistas ao controle dos documentos que ainda tramitam no órgão.(caiu em concurso – Ano: 2022 Banca: Quadrix Órgão: CREMERO);
O protocolo consiste em receber, separar e distribuir as correspondências (caiu em concurso – 2022 – Quadrix – CREFITO-6ª Região (CE))
No meio comercial e empresarial, O protocolo é um recurso é tido como um livro de registro ou formulário em que se registra a saída ou entrada de objetos, correspondência, solicitações, entre outros e, em alguns casos, gera um recibo ao solicitante. (caiu em concurso – 2021 – FUNDEP – Prefeitura de Santa Vitória – MG)
O gerenciamento de documentos que tramitam na Administração Pública é realizado com base em procedimentos de protocolo. O setor de protocolo é responsável por receber e distribuir os documentos e correspondências de interesse da instituição. (caiu em concurso – 2021 – VUNESP – Pref. de Várzea Paulista – SP)
Tramitação: É o caminho que o documento percorre desde a sua produção ou recepção, seus processos de utilização até o cumprimento de seu objetivo administrativo, ou seja, é toda a movimentação do documento; No momento que um documento é criado ele será utilizado até ser resolvido.
Protocolização: Protocolização é todo o processo de protocolo, ou seja, é a ação de fazer com que o documento passe por todas as fases de protocolo.
O protocolo pode ser Centralizado e descentralizado
Centralizado:
Também chamado de protocolo geral ou central e significa que os documentos e atividades de controle ficam em um único local na organização, ou seja, todos os processos ficam em um único local na empresa.
Por sistema centralizado de protocolo entende-se não apenas a reunião de documentação em um único local, mas também todas as atividades de controle de documentos de uso corrente em um único órgão. (caiu em concurso – 2022 – Quadrix – CREFITO 6ª Região)
Descentralizado:
Também chamado de protocolo setorial é quando cada setor tem os seus próprios departamentos de protocolo para viabilizar o controle do fluxo de documentos.
Pode ser:
COMBO CNU - 2024 COM 8 APOSTILAS POR APENAS R$ 29,90 - SAIA NA FRENTE!!
Centralização do protocolo (atividade de controle) e à descentralização dos arquivos.
Descentralização do protocolo (atividade de controle) e descentralização dos arquivos
Atividades/ etapas do protocolo:
Segundo a administração Pública Federal: Consideram-se atividades de protocolo o recebimento, a classificação, o registro, a distribuição, o controle da tramitação, a expedição e a autuação de documentos avulsos para formação de processos, e os respectivos procedimentos decorrentes.
Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística: A correta definição de protocolo na terminologia arquivística engloba o serviço encarregado de recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos. (caiu em concurso – 2021 – VUNESP – SAEG)
O Protocolo compreende um conjunto de operações que possibilita o controle do fluxo documental (local por onde passa os documentos no órgão/instituição), viabilizando a sua recuperação e o acesso à informação. Portanto, Protocolo é o setor responsável pelo recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos. (caiu em concurso – 2018 – VUNESP – Câmara de Nova Odessa-SP).
O protocolo consistem em atividades de uma organização para o controle dos documentos, por meio do recebimento, da classificação, do registro, da distribuição, do controle da tramitação, da expedição e da autuação de documentos avulsos para formação de processos e os respectivos procedimentos decorrentes.
Fonte: Manual de Protocolo – Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia da Paraíba. João Pessoa, Paraíba: IFPB, 2019. (caiu em concurso – Ano: 2023 Banca: FURB Órgão: Prefeitura de Jaraguá do Sul – SC);
As etapas/ atividades do protocolo que tem maior consenso pelas bancas é
Recebimento: Ele recebe os documentos que circulará na empresa, tanto interno como externo.
Registro: Todos os documentos recebidos devem ser registrados
Autuação: Depois de registrado, o documento será analisado e em algumas situações transformados em processos, principalmente no setor público.
Classificação: Depois de analisado e separado os que serão autuados, os documentos serão classificados em uma categoria de assunto ou área para que possam ser achado.
Distribuição: É a entrega para seus destinatários internos da empresa, ou seja, movimentação do documento para dentro da instituição.
Expedição: Movimentação do documento para fora da instituição.
Controle/ movimentação: É importante controlar toda a tramitação dos documentos para ter certeza que está tendo um correto andamento e caso haja paralisação ou gargalos no processo seja fácil a imediata localização.
A partir do próximo vídeo irei aprofundar cada uma destas atividade do protocolo
COMBO INSS COM 8 APOSTILAS POR APENAS R$ 26,90 COMECE A SE PREPARAR!!!