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Protocolo: Recebimento, registro, autuação, Classificação, distribuição, expedição e controle/ movimentação de documentos. Parte 2

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Protocolo: Recebimento, registro, autuação, Classificação, distribuição, expedição e controle/ movimentação de documentos. Parte 2

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Etapas/ atividades do protocolo:

Caso preferir, no vídeo abaixo tem esta postagem em áudio e vídeo

Recebimento

O recebimento é a primeira etapa do setor de protocolo. Ele recebe os documentos que circulará na empresa, tanto interno como externo. Normalmente o recebimento fica na entrada da empresa, órgão ou instituição.

Recebimento da correspondência (malotes, balcão, entre outros);

Aqui é verificado e separado os documentos que são oficiais dos que são pessoais (particular).

Deve-se registrar apenas os oficiais ostensivos. Os documentos particulares não devem ser registrados, por se tratarem de documentos não oficiais. Eles devem ser encaminhados a quem se destinam.

Colocação do carimbo ou etiqueta de protocolo, contendo dados relativos à data, hora do recebimento, entre outras; elaboração de resumo do assunto e por fim, encaminhamento ao indivíduo ou órgão destinatário.

No setor de protocolo, ao receber uma carta pessoal e alguns exemplares de jornal, o colaborador deve proceder de modo a não abrir nem registrar a carta pessoal, que deverá ser entregue a quem se destina, e a não registrar os exemplares de jornais, visto que não são documentos oficiais. (caiu em concurso – 2021 – QuadrixCFT)

Já os oficiais podem ser ostensivos ou sigilosos. Os ostensivos são abertos e analisados, anexando mais informações e assim encaminhados aos seus destinos e os sigilosos são enviados diretos para seus destinatários.

Pode cair em concurso documento confidencial. Confidencial é sinônimo de sigiloso, ou seja, são encaminhados direto para seus destinatários, podendo ser aberto somente por eles.

Grau de documentos sigilosos:

O Ministério da Justiça e Segurança Pública divulga anualmente o rol de informações classificadas do órgão, bem como o rol de informações desclassificadas, sempre atualizada no dia 1º de junho, em cumprimento aos artigos 45 e 73 do Decreto 7.724, de 2012.

Os documentos em posse do Poder Público podem ter seu acesso restrito a depender do grau de sigilo:

Reservado (até 5 anos)

Secreto (ate 15 anos)

Ultrassecreto (ate 25 anos).

A LAI (Lei de acesso à informação) prevê, ainda, que as informações podem ser reclassificadas com vistas à redução do prazo de restrição e, no caso das informações ultrassecretas, que o prazo de sigilo pode ser prorrogado por período não superior a 25 anos. Fonte: Ministério da Justiça e Segurança Pública

Registro

Os documentos oficiais ostensivos são registrados eletronicamente (metadados) com seu número, nome do remetente, data, assunto dentre outras informações. Este registro é que permitirá a localização do documento. Os documentos oficiais sigilosos e os pessoais não são registrados.

Só para reforçar: Somente os ostensivos são abertos, analisados e registrados. Os sigilosos e pessoais não podem ser abertos e nem registrados, e devem ser enviados direto aos seus destinatários; Este processo de leitura e encaminhamento faz parte do recebimento.

ATENÇÃO: Não são todos os documentos que depois de registrados vão para a autuação ou classificação, por exemplo, os documentos sigilosos e pessoais não são autuados e nem classificados. Os documentos que foram registrados vão direto para a distribuição;

A distribuição de documentos é feita após o registro do documento no setor de protocolo.

O registro de documentos de arquivo, que consiste na extração de metadados para controle, é realizado na entrada dos documentos na instituição. (caiu em concurso – Ano: 2022 Banca: CESPE / CEBRASPE Órgão: MPC-SC);

Em relação às rotinas de registro e movimentação de documentos, o protocolo utilizará a ficha de protocolo, a ficha de procedência e a ficha de assunto. (caiu em concurso – Ano: 2022 Banca: Quadrix Órgão: CRMV-SP);

O ato de registrar os dados das fichas de protocolo nas fichas de procedência e assunto, rearquivando-as em seguida, é uma rotina inerente ao registro e à movimentação de correspondências. (caiu em concurso – Ano: 2022 Banca: Quadrix Órgão: CRN 4ª Região (ES, RJ));

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No protocolo, o registro e o encaminhamento de documentos funcionam como centros de distribuição e redistribuição, em cujas rotinas está incluída a preparação das fichas de protocolo, em duas vias, que contêm diversas informações que facilitam o controle da movimentação dos documentos. (caiu em concurso – Ano: 2022 Banca: Quadrix Órgão: CRMV-SP);

Os metadados do documento de arquivo são os elementos que servem ao registro no protocolo. (caiu em concurso – 2021 – CESPE/ CEBRASPE – PC-SE)

Os metadados são informações estruturadas e codificadas que descrevem e permitem gerenciar, compreender, preservar e acessar os documentos digitais ao longo do tempo. (caiu em concurso – 2010 – CESPE/ CEBRASPE – ABIN)

Autuação

Depois de registrado, o documento será analisado e em algumas situações transformados em processos, principalmente no setor público. Esta transformação é chamado de autuação (autos do processo).

Este documento transformado em processo é colocado em uma pasta, numerado, carimbado e assinados (rubricados) até serem resolvidos.

Classificação

Depois de analisado e separado os que serão autuados, os documentos serão classificados em uma categoria de assunto ou área para que possam ser achado. Neste momento pode-se ate dar um código a ele.

A classificação é responsável por analisar o conteúdo da documentação que chega ao órgão, identificá-la e atribuir-lhe um código.

A classificação é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar seu acesso. Os documentos públicos podem ser classificados em diversas categorias, analisando suas características, que podem ser classificados quanto ao gênero, espécie, tipologia, natureza do assunto, forma e formato.

Separa os documentos de acordo com o destinatário e encaminhado para a distribuição

Mais para a frente aprofundarei a classificação de documentos de arquivo

Distribuição

Distribuição é a entrega para seus destinatários internos da empresa, ou seja, movimentação do documento para dentro da instituição.

Caso fosse para fora da empresa seria feita pela expedição.

Expedição

Expedição: Movimentação do documento para fora da instituição.

No setor de protocolo, quando o destinatário de um documento público é externo à instituição, procede-se à Expedição do documento.(caiu em concurso – 2022 – FEPESE – Prefeitura de Guatambú – SC).

Distribuição para prédios diferentes e expedição para o mesmo prédio:

Deve ficar claro que a distribuição é dentro da empresa, instituição ou órgão, independente da localização física. Se o órgão tem outros prédios localizados na mesma cidade ou não é considerado destinatário interno, sendo assim uma distribuição. Agora se for para outra empresa, instituição ou órgão, mesmo que na mesma localização física, será considerado destinatário externo e será feita pela expedição.

Controle/ movimentação

É importante controlar toda a tramitação dos documentos para ter certeza que está tendo um correto andamento e caso haja paralisação ou gargalos no processo seja fácil a imediata localização.

Por meio de suas atividades, apoiadas num sistema operacional, é que se tornam possíveis a consulta e a localização de processos ou documentos que tenham sido entregues ao Protocolo. (caiu em concurso – Ano: 2023 Banca: Prefeitura de Belmonte – SC Órgão: Prefeitura de Belmonte – SC);

Tramitação: É o caminho que o documento percorre desde a sua produção ou recepção, seus processos de utilização até o cumprimento de seu objetivo administrativo (função administrativa), ou seja, é toda a movimentação do documento; Também é chamado de movimentação ou trâmite.

O controle de tramitação é a atividade realizada pelo protocolo que consiste em identificar os setores pelos quais os documentos passam. (caiu em concurso – Ano: 2022 Banca: Quadrix Órgão: CRT-04);

Tramitação de documentos, dentro de uma empresa, corresponde ao processo pelo qual o documento circula dentro da organização.(caiu em concurso – Ano: 2022 Banca: UPENET/IAUPE Órgão: Prefeitura de Bom Conselho – PE);

O objetivo do protocolo é controlar os documentos que tramitam no órgão. (caiu em concurso – Ano: 2023 Banca: FGV Órgão: AL-MA);

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